写作技巧和知识分享

30年写作经历，7年专业培训经验，最懂公职写作的培训师。

在企业工作的时候，经常遇到这样的事：XXX起草了一个文件，被老板骂了一个狗血喷头。拿过来一看，果然是文笔拙劣、啰嗦不清，甚至的文不对题、思路混乱。连一个简单的请示或报告都写不好，何谈思路和能力!如果给老板留下一个这样的印象，在企业的前途基本也就到头了。所以，作为职场中人，必须要熟练掌握以下行政公文的写作技巧，才能在职场中脱颖而出。

第一部分：公文种类、格式、行文要求概述

企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动的重要工具和历史资料。

一、公文种类

公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。(命令、指示、公告、通告、议案)

（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。

（二）通知 适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文;发布规章制度;要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项;任免干部等。

（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

（五）请示 适用于向上级主管部门请求指示、批准。

（六）批复 适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。

（七）意见 适用于对重要问题提出意见和处理办法。

（八）公函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。

（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

(十)命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

（十一）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（十二）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

二、公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉秘公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文，主办机关排列在前。

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。成文时间以领导人签发的时期为准;联合行文，以最后签发单位领导人的签发时期为准;干部任免以会议通过日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十二)公文应当根据内容标注主题词，主题词应控制在5个词组之内。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

三、行文要求

(一)行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。

(二)行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。

(三)“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。

(四)报告不得夹带请示事项。

(五)主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”;向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。

四、草拟公文应注意以下事项：

(一)内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。

(二)情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。

(三)涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。

(四)人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。

(五)行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码——1、2、3、……如：XX共下发315份，收回314份; “第一” 不能写作“第1” ; “前后历时26天”，不能成“前后历时二十六天”等等。

(六)公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(七)文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。

五：公文常用特定用语简表

类别

用语名称

作用

常用特定用语

1

开端用语

主要用于文章开头，表示发语、引据

为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。

2

称谓用语

用于表示人称或对

单位的称谓

第一人称：我、我单位、本人、本公司、 我们、敝单位。

第二人称：你、你局、贵公司、贵方。

第三人称：他、该公司、该项目。

3

递送用语

用于表示文、物递

送方向

上行：报、呈。

平行：送。

下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。

4

引叙用语

用于复文引据

悉、接、顷接、据、收悉。

5

拟办用语

用于审批、拟办

拟办：责成、交办、试办、办理、执行。

6

经办用语

用于表明进程

经、业经、已经、兹经。

7

过渡用语

用于承上启下

鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。

8

期请用语

用于表示期望请求

上行：请、恳请、拟请、特请、报请。

平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。

下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。

9

结尾用语

用于结尾表示收束

上行：当否，请批示;可否，请指示;如无不当，请批转;如无不妥，请批准;特此报告;以上报告，请批转;以上报告，请审核。

平行：此致敬礼;为盼;为荷;特此函达;特此证明;尚望函复。

下行：为要;为宜;为妥;希遵照执行;特此通知;

此复;为……而努力;……现予公布。

10

谦敬用语

用于表示谦敬

承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。

11

批转用语

用于上级对下级

来文的批转处理

批转、转发。

12

征询用语

用于征请、询问对有关事项的意见、态度

当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、

如无不当、如无不妥、如果可行等。

第二部分：如何写公文

第一节 决 定

一、概述

《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定：“对某些问题或者重大行动作出安排，用决定” 。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。

决定——是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。

决定在形式上大体有三种类型

——针对某个具体问题或事项的决策。如《全国人民代表大会常务委员会关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定》。

——针对某一方面的工作或某一类问题的决定。这种决定，一般偏重于统一认识和确定某一方面的方针决策。如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》。

——用于表彰或惩戒的决定。这是因为某一事件活动过程已经完结，为了树立榜样以表彰好人好事，或者吸取教训以批评坏人坏事而作出的决定。如《国资委党委关于表彰中央企业青年文明号班组的决定》。

二、格式与内容

决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。

1、标题

一般由发文机关、事由和文种组成，例如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》、《中国机械工业集团有限公司关于表彰2006-2007年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定》。

2、正文

决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据;第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。

不同类型的决定，事项不同，写法也有差别。如法规性、部署指挥性的决定，内容一般都较复杂，文字也较长。可采用分条列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要决定事项。也可采用分列小标题式。奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况;二是叙写具体的先进事迹或错误事实;三是奖励或处分的依据，四是具体的奖励或处分的决定。

3、发文机关

要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。

4、成文日期

要用汉字写明年、月、日。

三、范例

例1：表彰决定

××公司关于表彰×××和×××部门的决定

各分公司、各部门：

×××在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰×××，及其所在的××部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动公司的技术改造，公司决定：

1、向×××颁发奖状和奖金×万元。

2、向××小组颁发奖状和奖金××××元。

3、向××部门颁发奖状和奖金×××元。

××公司

××××年××月××日

例2：重要事项决定

××××公司关于××××××(事由)的决定

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，经研究，决定××××××(决定事项)。

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

……(决定的具体内容)

××公司(印章)

××××年×月×日

例3：嘉奖决定

××××公司关于表彰×××的决定

××××(主送单位)：

最近，××××××(被表彰人员或单位的事迹)。××××××(被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神)。

为了×××××× (表彰目的)，根据×××××× (表彰依据)，决定对×××等予以表彰(或授予××× 等×××××× 称号)。

希望××××××(号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望)。

附件：表彰名单

XX公司(印章)

××××年×月×日

例4：处分决定

××××公司关于对×××处分的决定

××××(主送单位):

最近，××××××(违规违纪事实)。×××××× (造成的危害和产生的不良影响)。

根据××××××(处分依据)，为了××××××(目的主旨), 经研究，决定给予×××(受处理的人或单位)××××××(处分决定)的处分。

XX公司(印章)

××××年×月×日

第二节 通 知

一、概述

通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。

通知是常用公文之一，其应用范围最广、使用频率最高。国务院办公厅发布的于2001年1月1日开始实施的《国家机关公文处理办法》中规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理的需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。对通知的制发单位没有级别的限制。

二、格式与内容

按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。

通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。

1、标题

标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如《×××(发文单位名称)通知》;后者由事由和文种构成，如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》。

2、正文

因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。

(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。

(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将……转批(转发》给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。

(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义;后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。

(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知;只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。

3、结尾

签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。

三、范例

例1：会议通知

关于召开××××××会议的通知

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，××××(主办单位)决定于××

××年×月×日在××××(地点)召开××××××会议。现将有关事项通知如下：

一、 会议内容：××××××。

二、 参会人员：××××××。

三、 会议时间、地点：××××××。

四、 其他事项：

(一)请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××(食宿费用安排)。

(二)请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××(会议主办或承办单位)。

(三)××××××(其他需提示事项，如会议材料的准备等)。

(四)联系人及电话：××× ××××。

附件：1.参会名额分配表

2.参会人员回执

(印章)

××××年×月×日

注：参会人员回执的参考式样：

会 议 回 执

例2：告知性通知

关于成立××××(机构)的通知

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，决定成立××××(机构)，负责××××××工作。现将有关事项通知如下：

一、××××(机构)的人员组成

××××××。

二、××××(机构)的主要职责

(一)××××××

(二)××××××。

……

三、××××(机构)下设办公室，主要负责××××××工作。

××××××(其他需要说明的事项)。

XX公司(印章)

××××年×月×日

例3：任免通知

××总公司关于×××同志职务任免的通知

××分公司：

经总公司研究决定：任命×××同志为×××分公司经理，免去其××室主任职务。

××公司

××××年××月××日

例4：指示性通知

关于××××××(拟采取措施)的通知

××××(主送单位)：

近期，××××××(从正反两方面分析面临的形势和存在的问题)。××××××(指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性)。根据××××××(依据)，为了××××××(目的主旨)，经研究，决定××××××(拟采取措施)，现就有关事项通知如下：

一、××××××。

二、××××××。

三、××××××。

……(通知的具体内容)

××××××(提出希望和要求)。

(印章)

××××年×月×日

例5：印发、转发性通知

关于印发《××××××规定》的通知

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。

(印章)

××××年×月×日

第三节 通 报

一、概述

通报是用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。从行文关系看，通报属下行文。通报通过反映有关典型事例或情况，表达了上级机关、领导部门的意图和精神，具有领导指导性。

通报有以下特点:

1、客观、真实

通报的内容不仅必须真实准确，而且还必须有典型性、代表性，才能起到较广泛的教育推动作用，所传达的重要精神也应对一个时期或一个方面的工作有重要的指导意义。

2、告知范围广

由于通报所列内容具有典型性，需要推广，因此，一股情况下通报下发的范围较广。

3、及时性

通报行文的目的在于尽快把情况传达出去，以引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时性。

4、灵活性

它主要表现在，告知的对象不是特定的，不是专对某个机关单位或个人，而是“众所周知”的;通报没有周期长短的限制，有事实有必要，即可发通报。

根据内容区分，通报大体可以分为四种类型:

——表彰性通报

这类通报的内容，是将具有典型意义的好人好事通报所属系统或单位，以树立正面榜样，弘扬其优秀品质和崇高精神，或推广其先进经验和做法，以达到推动、改进工作.

——批评性通报

这类通报的内容，是将具有典型意义的倾向、思潮，言论、行为通报所属系统或单位，有针对性的提出克服错误倾向或错误言行的办法、要求，以达到引起警戒、接受教训的目的。

——情况通报

这类通报的内容主要是需要告知本系统或本单位的有关重要情况，目的是互通信息和沟通情况，以增加政务透明度，也使相互了解，取长补短，做好协调和配合，促进工作的顺利进行。

——事故通报

这类通报常用于报道重大事故，对事故的来龙去脉和前因后果，作综合分析，着重于找出原因，讲清危害，引起教训，使更多的单位或个人引以为戒，防止此类事件的再次发生。

二、格式与内容

1、标题

有规范的完整标题，也有不完整的，也有事由加文种的标题。如《xx公司关于纠正销售工作的不正之风的情况通报》。有时也可以只写"通报"二字。

2、主送单位

一般通报都有主送单位，少数普发性通报可以不写此项。

3、正文

一般由四部分组成，

(1)引言。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。

(2)事实。表扬性通报写先进事迹;批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。

(3)分析及处理。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见;表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定：批评性通报写出处分决定。

(4)号召或要求。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。

4、结尾

写明发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。

三、范例

例1：表彰通报

中国工商银行××市分行关干表彰20××年度

金融先进集体、金融先进工作者的通报

20××年，我行全体员工在支行党总支的正确领导下，以“三个代表”重要思想和党的“十六大”精神为指针，紧紧围绕“效益、质量、安全”六字方针，严格执行党和国家的各项金融政策，与时俱进，扎实工作，为我行的改革、经管、发展做出了积极的贡献，涌现出一大批金融先进集体、金融先进工作者。为树立典型，弘扬先进，进一步激发全行员工的工作积极性，根据各部室推荐，行长办公会审定，决定授予办公室等三个部门为20××年度支行金融先进集体，授予×××等30名同志为20××年度金融先进工作者，并给予通报表彰。

希望受到表彰的集体和个人要继续发扬成绩，再接再厉，在今后工作中取得更加优异的成绩。同时全行员工要以"双先"为榜样，振奋精神，锐意进取，为全面完成20××年各项工作目标努力工作。

附：先进集体、先进工作者名单(略)

中国工商银行××市分行

××××年××月××日

例2：处罚通报

××公司关于对×××运输员处罚的通报

各部门：

木公司运输员×××，自今年3月2—12日，利用发货职权，在××客运码头先后向7个提货的货主进行勒索，当货主不答应时，×××就采取不发货、不点数、不放行的手段进行刁难。经查实，×××共勒索钱物××元。由于该员工的违纪做法破坏了木公司的商业信誉，使货运工作受到一定的损失。为严肃纪律，整顿风纪，公司决定给予×××辞退的处分，给予其直接领导通报批评，并扣发三个月的奖金的处分。

为了防止类似事件的发生，各部门要严肃行业纪律，堵塞漏洞，对违反纪律的员工应严肃处理。

××公司

××××年××月××日

例3：情况通报

××××(发文单位)关于××××××情况的通报

××××(主送单位)：

××××年×月×日，××××(单位)在××××(地点)发生××××××事故(事件)。××××××(事故或事件的性质)。为××××××(目的)，进一步加强××××××工作，防止此类事故(事件)的发生，现将××××××事故(事件)情况通报如下：

一、××××××(事故或事件的原因分析)。

二、××××××(对有关单位和人员的处理情况)。

三、××××××(应吸取的教训和拟采取的措施等)。

(印章)

××××年×月×日

第四节 通 告

一、概述

通告是党政机关、社会团体或企事业单位在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知事项时使用的周知性文件。

通告的适用范围主要在两个方面：一是公布应当遵守的事项，其内容带有明显的法制性、规定性，有关单位和个人都必须严格执行;二是公布应知的事项，其内容只有告知性。

通告有以下三个特点：

——公布范围的限定性。通告是向有关范围和个人公布的，因而只在该范围内有行政的约束作用。

——行文内容的针对性。通告的内容往往是针对某一部门与当时某一方面的工作或某一专项业务紧密结合而发的，所以有很强的针对性。

——使用上的广泛性。通告除了党政军及公安、司法等机关使用之外，团体、企事业单位也可以使用。

按通告内容的性质划分，通告有两种类型：

法规性通告：其内容主要是社会各有关方面应遵守的带有法规性质的事项，有强制性和行政约束力，一旦公布，社会各有关方面应当切实遵守和执行。例如，《××省人民政府关于整治机动车超载违章的通告》就是一个法规性通告。

告知性通告：这类通告主要用于告知大家某件事情，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。

二、格式与内容

通告的结构由标题、正文、生效标识组成。

1、标题

通告的标题与公告标题形式基本相同，有四种形式，可以根据实际情况选用一种，四种形式没有原则上的区别。

(1)由发文机关、事由和文种组成。如《民航总局、公安部关于民航安全问题的通告》。

(2)由发文机关和文种组成。如《中华人民共和国公安部通告》。

(3)由事由和文种组成。如《关于维护校园秩序的通告》。

(4)只用文种名称。如《通告》。

通告与公告都是公布性的公文，不需要写主送单位。

2、正文

通告的正文一般由三个层次组成，即通告的依据或缘由、通告的事项和通告的结尾。

第一部分写通告的依据或缘由，然后用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡语导入下文。第二部分写通告的具体事项，为使通告的条理清晰，可采用分条列项的写法。第三部分是正文的结尾，可提出要求，或使用常用语“特此通告”等来作结。

3、生效标识

在正文的石下方写上发文机关的全称，加盖印章。有的通告在标题中己经写出发文机关的名称，可不再写。

4、落款

通告的落款，与标题有关系。标题有发布单位的，后面可无落款;标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，或写在落款的后面均可。

三、范例

例1

通 告

为了加强甲型H1N1流感的防控工作，特作如下规定：

1、张贴甲型H1N1流感防控宣传单

学院有关地方和每间学生宿舍要张贴甲型H1N1流感防控宣传单，使师生了解甲型H1N1流感的防控知识。

2、实行每天测量体温的制度

为了及时发现、加强防范，班级设立卫生员，所有学生必须在上午8点、下午6点测量自己的体温，并以宿舍为单位填好体温检测登记表，并报告辅导员。同学们一旦感到不适，也要立即向辅导员报告，以便学校采取必要的措施。

3、加强体温异常和因病缺课师生的登记、跟踪工作。

校医务室必须认真登记因体温异常前往就医的学生姓名、班级、宿舍号和联系电话，并当日上午十一点前报学工部。

4、加强进出校门的管理

全体师生凭胸卡进出校门。腋下温度在37.5摄氏度的本院学生将立即返回宿舍，戴上口罩，实施校内定点留观。

腋下温度在37.5摄氏度的教师不得上课，由办公室负责进行处理。

外来人员不得随意进入学校。经批准可以进校的外来人员必须测量体温，腋下温度超过37.5摄氏度的外来人员不得进入学校。

5、加强食堂管理

6、减少接触

甲型H1N1流感有一定的潜伏期，一般为1—7天。甲型H1N1携带者在潜伏期具有传染性。所以，在甲型H1N1流感流行期间，同学们不要到人多的地方去，尽可能待在自己的宿舍里，不要相互串门，减少接触。学生外出必须经辅导员批准。

如果接触过甲型H1N1流感疑似患者或确诊患者，要立即报告。

7、减少集体活动

学院和各班级要尽量减少组织集体活动。

老师们、同学们，甲型H1N1流感是可防、可控、可治的，不必害怕。只要大家认真遵守学校的规定，我们一定会战胜甲型H1N1流感。

××××学院

××××年××月××日

第五节 报 告

一、概述

报告是下级机关、组织或个人向上级机关、组织或领导汇报工作、反映情况、提出建议、答复查询或要求、请求备案的上行公文。报告的使用范围广泛，作用重要，是机关、团体、企事业单位日常工作和商务活动中常用的公文形式。

二、格式与内容

报告写作内容要真实、可靠，重点突出，耍如实反映情况，抓住主要矛盾，分清主次，大胆取舍，以便于上级机关清楚地了解情况，处理问题。

报告的种类繁多，有工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、综合报告、专题报告等。但不管是哪一类报告，其格式一般都包括标题、主送单位、正文、落款四部分。

1、标题

一般有两种写法：一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如《××市人民政府关于高新技术开发区资金使用情况的报告》;另一种标题由事由和文种组成，如《关于×××次列车在××站发生出轨事故的报告》。

2、主送单位

即接受"报告"的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，如"xx省人民政府"，应尽量用全称。

3、正文

这部分是报告的主体，其结构一般由开头(引据)、事项和结尾三部分组成。

(1)开头。作为正文的导语，应承接标题中的事由，导出报告的目的，即为什么而报告，一般要用“现将有关情况报告如下” 作为过渡句，起承上启下作用。这部分要求落笔扣题，简明扼要，直陈其旨。

(2)事项。这是报告的具体内容部分，一般包括基本情况、主要经验、体会、存在的问题和下一步打算。在一份报告中，这几部分不一定全写，要看具体情况，有所侧重。

(3)结尾。常用的是约定俗成的结语，如“特此报告”或“以上报告如有不妥之处请指正”等。

4、落款

一般写发文单位名称或负责人姓名、发文时间，最后加盖公章。

三、范例

例1：汇报工作

××××(单位)关于××××××工作情况的报告

××××(主送单位)：

根据××××××要求(或××××以来)，我们××××××(概述工作背景或基本情况)，对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：

一、××××××(工作基本情况)。

二、××××××(主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等)。

三、××××××(存在的问题，以及拟采取的对策措施)。

四、××××××(下一步工作安排和思路)。

(印章)

××××年×月×日

例2：反应情况的报告

××××(单位)关于×××有关情况的报告(紧急报告)

××××(主送单位)：

××××年×月×日(最近、近日)，××××××(概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题)。为了××××××(目的)，现将有关情况报告如下：
一、××××××(情况过程和最新事态)。

二、××××××(原因及后果分析)。

三、××××××(已采取的措施及作用)。

四、××××××(下一步拟采取的措施)。

五、××××××(需引起上级单位重视或关注的问题)。

(印章)

××××年×月×日

例3：答复上级单位询问和交办事项的报告

××××(单位)关于×××有关情况的报告

××××(主送单位)：

根据××××××要求(或根据×××批示精神，或根据转来的《××××××》要求)，我们对××××××情况进行了认真研究(或我们对××××××问题进行了调查核实)。现将有关情况报告如下：

一、××××××(事件的过程、原因等)。

二、××××××(经调查核实的情况或处理的依据、结果等)。

三、××××××(下一步拟采取的措施)。

特此报告。

(印章)

××××年×月×日

第六节 指 示

一、概述

指示，是上级领导对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示这一文种，我国目前党群系统的机关使用较多，行政领导机关使用频率较低。

“指示”不能滥用。一般日常工作应该用“通知” ，对下级布置重要工作，同时要阐明工作活动的原则时，才能用“指示” 。

指示具有以下特点：

——原则性。必须符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法令，并具有连续性。

——权威性。一般使用指令性语言，不能含糊其辞或模棱两可。

——可操作性。政策界限要规定明确，便于掌握和执行。

——时效性。指示要求的时间性很强，规定期限要达到的目标必须能够完成。经努力达到的目标必须能够完成。经努力达不到的目标，不要勉强写上去。

——准确性。文字表述准确，根除空话、套话。

二、格式与内容

指示在结构上，由标题、受文单位和正文三部分组成。

1、标题

包括三部分内容：

(1)发布指示的机关;

(2)指示的中心内容(概括性的);

(3)文种(指示)。如果指示的内容比较急切，或有时间限制，还要在标题的“指示”前面写上“紧急”二字。作为紧急指示发布。在标题的下面，要注明指示发布的时间或者文号。

2、受文单位

在正文之前，先写明受文的单位名称。

3、正文

正文一般由两部分内容组成：一是发布本指示的根据或原因，二是本指示的具体事项，而重点要放在指示的事项上。指示事项一般多采用分条分项的办法撰写。这样做不但层次清晰，易于理解，而且便于贯彻和落实。

正文部分的内容要视具体的指示而定。一般分三个层次：

第一层，简要阐述发布本指示的依据和主旨。如果是贯彻性指示，还要阐明贯彻有关政策、法规的意义和有关政策、法规的主要内容，以及应着重在哪些方面进行贯彻。

第二层，详细写明本指示的内容。这是正文的重点部分。一般先用“特作如下指示”或“为此，特发本指示” 来过渡到正文。然后展开，一般是分项写明指示的具体条款;完成指示的办法、措施等。这部分内容，要求具有很强的现实针对性和明确的工作指导思想，文字表达要讲究简练、准确。

第三层，指出落实指示的几点要求。然后，一般用“以上各项，希即研究推行”或“以上诸点，望结合本地实际情况，具体组织实施”作结。

三、范例

例1

XXX公司关干暂停销售产品的指示

驻各地办事处和各级代理商：

最近，由我公司自主研发、销售的×××产品，在部分地区有消费者提出产品质量有暇疵，主要反映的问题是：(l)……;(2)……。为了保护消费者的权益，减低×××产品对公司形象的

不良影响，经公司董事会研究讨论，现对有关问题作如下指示：

一、暂停×××产品的销售。

二、主动联系消费者，征询×××产品的使用情况。

三、热情接待消费者的意见或投诉。

……

产品质量是企业生存的根本，我公司将本着对消费者负责的态度，积极、妥善地处理此次事件。在各办事处和代理商的情况上报后，公司将派工程师到各地对产品进行调试，有需要的就回收到产地进行改造，直至完全合格为止。

以上诸点，望各办事处和代理商结合木地实际情况，具体组织实施。

×××公司总经理办公室

××××年××月××日

第七节 请 示

一、概述

请示是下级机关、组织或个人提请上级机关、组织或领导人答复疑问、审核和批准某项请求时所使用的、呈请性的上行公文。其主要特点是：行文内容的请求性;行文目的的求复性;请求事项的单一性。

二、格式与内容

根据请示的性质、用途划分，大体上可分为陈述性请示、请求性请示和建议性请示。无论哪种请示，一般都由标题、主送单位、正文和落款四个部分组成，有的请示还带有附件。

1、标题

一般有两种写法:一种是公文规范标题，即由发文单位、事由和文种组成，如《关于××公司实施股份合作制改造的请示》、《××市关于修建××高等级公路的请示》;另一种是省略标题，即在标题中省略了规范标题中的某一部分，多数情况是省略发文单位，如《关于××问题的请示》。

2、主送单位

即接受“请示”的上级机关或组织，其位置在标题与正文之间，独占一行，顶格写，有时也可省略。主送单位应尽量写全称，除特殊情况外，不能越级写主送单位。

3、正文

一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示原因;主体，写请示事项，即处理某件事的具体措施;结语，写请示语，如“特此请示，望批复”或“请批示”等。

4、落款

写明发文单位和成其日期。发文单位(发出请示的单位名称)要写全称，成文日期(年、月、日)也要写全，不能省略。

三：请示的特点

1．事前行文。请示一定要在工作开始前行文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。

2． 一事一请。即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。

3．需要批复。请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。

三、范例

例1：请求批准的请示

××××(公司)关于××××××(事由)的请示

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，我单位拟××××××(意图主旨)。现将有关情况和我们的意见报告如下：

一、××××××(基本情况)。

二、××××××(请示事项的必要性和可行性及其意义)。

三、××××××(具体方案和请示事项)。

妥否，请批示。

(印章)

××××年×月×日

例2：请求解决问题的请示

××××(公司)关于请求协调解决

××××××问题的请示

××××(主送单位)：

目前，我公司××××××(遇到的问题或困难)。为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，现就××××××(意图主旨)请示如下：

一、××××××(问题的由来)。

二、××××××(问题的不利影响)。

三、××××××(解决问题的积极意义)。

四、××××××(请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的关有关建议)。

妥否，请示。

(印章)

××××年×月×日

例3：请求指示的请示

××××(单位)关于××××××问题的请示

××××(主送单位)：

近日，××××××(在某项工作进行中遇到××××××问题)。现将有关问题请示如下：

一、××××××(有关情况)。

二、××××××(遇到的问题)。

三、××××××(请示内容，即恳请上级单位对××××××问题作出指示)。

妥否，请指示。

(印章)

××××年×月×日

例4：外事请示

关于×××出访(赴)×××(国家或地区)的请示

××××(主送单位)：

应××××邀请，我公司××××××(职务、姓名)拟于××××年×月×日—×月×日(率团)出访×××(国家)或赴××××地区(港、澳、台)。

此访的主要目的是××××××(出访的目的及相关背景介绍)。

此系×××同志××××年第×次出访(境)，此行已征得我驻×××国使(领)馆同意。拟在外停留×天，费用××。

妥否，请示。

附件：代表团成员名单

(印章)

××××年×月×日

例5：内部请示

关于××××××(事由)有关问题的请示

集团公司领导：

根据××××××(缘由)，我们(会同××部门)对××××××问题进行了认真研究。现将有关情况和我们的意见报告如下：

一、××××××问题的基本情况

××××××。

二、××××部门的意见

××××××。

三、我们的意见

××××××。

妥否，请示。

(主办部门领导签发)

××××年×月×日

第八节 批 复

一、概述

批复是上级机关对下级或下级机关的请示事项作出肯定或否定答复的公文，属下行文。批复与请示密切相关，有请示才会有批复，而批复必须就请示的事项作出答复。

批复只针对请示而行文。它与通知、指示有所不同。通知、指示是上级机关主动下发的，批复是根据下级机关的请示而发的。其特点有：下行性、针对性、及时性、制约性、实践性。

二、格式与内容

批复要求有针对性、原则性，而且态度要明确，回复要及时。其篇章结构由标题、正文、落款三部分组成。

1、标题

一般由发文机关、批复事由和文种三部分组成，如“××省教育厅关于同意××学校增加编制请示的批复” 。

2、正文

一般由批复原由、批复内容和结语三部分构成。

(1)批复原由。一般引用其“请示”的标题、发文字号作为批复的原由或依据,尔后写上“经研究(决定)，现批复如下”作为过渡，引出以下内容。

(2)批复内容。主要是针对请示事项作出明确表态，如“同意” 、“不同意”或“另行研究”等，不论作出何种答复，都需简要说明理由。有的批复在作出明确表态后，还要就如何贯彻上级决定，提出要求和希望。

(3)结语。多用“特此批复” 、“此复”等惯用语收结全文。结语一般应另起一行，空两格写。

3、落款

写明发文机关名称和成文时间。

三、范例

例1

关于××××××(有关问题)的批复

××××(主送单位)：

你公司《关于××××的请示》(文号)收悉。根据××××××(依据)，经研究，同意你们关于××××××(主旨)。请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。

(印章)

××××年×月×日

例2：

关于××××××有关问题的批复

××××(主送单位)：

你公司《关于××××××的请示》(文号)收悉。鉴于××××××，根据××××××的有关规定(依据)，现就××××××(主旨)有关问题批复如下：

一、原则同意××××××。

二、××××××(具体要求)。

请你们××××××(提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求)。

(印章)

××××年×月×日

例3：

中国保险监督管理委员会

关于设立广州国汇保险经纪有限公司的批复

××××：

你们提交的广州国汇保险经纪有限公司设立申请材料收悉。经审核，批复如下：

一、批准设立广州国汇保险经纪有限公司。

二、公司注册资本：人民币500万元。其中，陈戎出资200万元，出资比例为40%;何伟生、阮广杰各出资150万元，出资比例各为30%。

三、公司业务经营区域：中华人民共和国行政辖区(不含港、澳、台)。

四、公司住所：广州市越秀区农林下路5号亿达大厦701室。

五、公司可经营下列业务：

六、核准陈戎的董事长任职资格，核准何伟生的总经理任职资格。

七、公司须持本批复及中国保监会颁发的《保险经纪机构法人许可证》，到工商行政管理部门办理有关工商登记手续，方可开业。

八、公司应依法经营，并执行中国保监会的有关政策，相关内容可登录中国保监会网站查询。

二XXX年十月三十一日

第九节 意 见

一、概述

“意见”是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指来自下级的，一经上级批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是出自于上级的“意见”，虽然文种叫意见，这里的本质含义已不冉是参谋的性质，而具有了指示要求性。

二、格式与内容

意见的结构内容一般由以下几部分组成：

1、标题

由发文机关名称、事由和文种三要素构成，例如《国有资产监督管理委员会关于规范国有企业改制工作的意见》、《国机集团贯彻落实国有企业领导人员廉洁自律七项要求实施意见》。

2、正文

正文是意见写作的主体，应当首先在开头部分用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或缘由，以利受文者理解和贯彻执行;然后应当明确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施及注意事项等，一般采用分条的结构安排方式。

3、结尾

正文写完之后，一般用一个结尾段落来进一步强调工作或提出希望和要求。

三、范例

例1

XX总公司关于进一步加强

各分公司财务监督的意见

为了落实总公司约有关规定，更好地防范和杜绝财务风险，进一步清理、整顿各分公司财务机构，加强总公司对财务状况的监督管理，提出如下意见：

一、关于分公司财务科的设立

根据本公司财务制度，由总公司批准，各分公司及办事处独立设立财务科。

1、分公司财务科设立条件(略)

2、分公司财务人员的任免方式(略)

3、分公司财务业务范围(略)

二、关于分公司财务管理方式(略)

三、关于分公司财务风险管理

四、关于分公司财务日常监督

五、总公司驻外市级以上的办事处，参照本意见执行。由于办事处较小，不具备设立财务科条件的，总公司将另行规定财务监管办法。

×××总公司

××××年××月××日

第十节 公 函

一、概述

公函是用来商洽工作、询问和答复有关具体问题、向有关主管部门请求批准的一种公务性文种。

公函的行文范围较为广泛，对上级、下级、平级及不相隶属机关单位均可用公函联系公务。公函集上行文、下行文、平行文功能于一身。公函的种类主要分为商洽函、询问函、申请函、告知函、答复函5种。另外，还有一种不具公文性质的便函，常用于一般性事务联系，没有发文字号，也不用专用的文件纸。

二、格式与内容

公函的行文要求类似于请示，一般是一函一事，开门见山，行文简洁，且用语平和得体，切忌语气生硬。

公函一般包括四部分：标题、送达单位、正文和落款。

1、标题

有的采用较规范的公文标题，即由发函机关、事由、受函机关和文种名称组成;有的标题只有事由和文种名称，如《××公司关于商借×××同志的函》;还有的只有文种名称，如《答复函》。

2、主送单位

是指公函受文者，如“××公司”，写在第一行左起顶格处，后加冒号。

3、正文

公函的主要内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情。它由三部分构成：发函缘由、发函事项和结语。事项部分主要写商洽什么事、解决什么问题、了解什么情况、答复何种事宜等，要写得具体、明确。结语多用“特此函商” 、“敬请函批”“特此函复”、“特此函告”等，可根据不同需要选用。

4、落款

包括发函单位名称和主要负责人的签名以及日期。

三、范例

例1：商洽函

××厂关于请求协助解决

技术人员进修外语问题的函

××大学校长办公室：

为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟派10名技术人员到贵校出国人员英语强化班进修半年。为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜，统按贵校有关规定办理。

谨请函复

××厂

××××年××月××日

例2：告知函

敬 告 公 函

××××：

我公司乃启闭机、闸门的专业生产厂家规模型集团企业，水利部定点生产单位。

近期我地区有个别个体厂家，假冒生产我公司产品，以假乱真，损害我公司信誉。为此特发公函敬告。望贵单位直接与我公司和各地办事处联系，谨防上当，给您的工程购进劣质产品，造成不应有的损失。

询问电话：××××××××

传真：××××××××

公司打假查询电话：××××××××

特此敬告，欢迎合作!

××机械集团有限公司

××××年××月××日

例3：征询意见函

关于征求××××××意见的函

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，我们拟××××××(或我们研究制订了《××××××》)。现就××××××有关问题征求你们意见(或现将《××××××》转去)，请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××××××。

联系人：×××

电 话：××××

(印章)

××××年×月×日

例4：答复意见函

关于××××××有关意见的复函

××××(主送单位)：

你们《关于征求××××××意见的函》(文号)收悉。经研究，现将有关意见函复如下：

一、原则同意××××××。

二、××××××(具体意见)。

(印章)

××××年×月×日

例5：请求批准函

关于申请××××××的函

××××(主送单位)：

为了××××××(目的)，根据××××××(依据)，我们申请××××××。现将有关情况和我们的意见函告如下：

一、××××××(基本情况)。

二、××××××(必要性和可行性及其意义)。

三、××××××(我们的意见)。

现将有关材料报送你们，请予审批。

(印章)

××××年×月×日

第十一节 会 议 纪 要

一、概述

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：(1)工作会议纪要。(2)协商交流性会议纪要。

二、格式和内容

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1) 标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

(2) 文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3) 正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

③结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

三、编写会议纪要的注意事项

1、 写作之前做好必要的准备工作。

2、 忠实于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神。

3、 抓住要点，体现“要”字。

4、 语言简明，讲究逻辑性和条理性。

一些习惯用语：“会议听取了、会议讨论了以下几个问题、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。

××××××会议纪要

(第×期)

××××(制发单位) ××××年×月×日

××××××。××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志(领导)参加了会议。×××同志传达了××××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话;会议听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××;审议了《××××××》等×项××××××。

会议强调，××××××。

会议指出，××××××。

会议经过审议，议定以下事项：

××××××(例如：会议根据××××××，审议并原则通过了《××××××》、《××××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发;会议还根据××××××要求，就解决××××××等问题提出了意见……)

浙江XX建设有限公司20XX年第一次管理座谈会会议纪要

时 间：XXXX年2月22日

地 点：×××

主持人：×××

出 席：×××、×××、×××、×××

本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接、工作流程、公司内部管理等事宜，总结了企业内部管理存在的不足，确定了财务报表统一、相关证书借用、贯标小组组建、档案管理、分公司专业人才招聘等事宜，现将会议议定事项纪要如下：

一、会议听取了××××××。

二、会议指出，××××××。

三、会议对解决现阶段的问题作了明确。

1. ×××××

2. ×××××

浙江XX建设有限公司

2XXX年2月22日

××××公司××××年第×次董事会

会议决议

××××年×月×日，××××公司在×××(地点)召开第×次董事会会议。会议由×××董事长召集，应到会董事××人，实际到会××人。×××、×××因故不能到会，已书面委托×××代为出席。×××、×××列席了会议。

会议按照通知所列议程进行，会议的召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。

与会董事以××××××表决方式，作出以下决议：

一、××××××。

(×票同意，×票反对，×票废权)

二、××××××。

(×票同意，×票反对，×票废权)

……

与会董事签署如下：

×××、×××、×××、×××、×××、×××

××××年×月×日

××公司办公会议纪要

时间：XXXX年×月×日×时

地点：公司办公楼五楼大会议室

出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……

缺席人：××× ××× ××× ……

主持人：公司总经理

记录人：办公室主任刘××

主持人发言：(略)

与会者发言：××× ………………………………………………………………

××× ………………………………………………………………

主持人：×××(签名)

记录人：×××(签名)